Hou veel meer over onder aan de streep!

Doe je mail de deur uit 

 

Met de komst van Whatsapp lijkt e-mail ten dode opgeschreven. Maar niets is minder waar. Homo Digitalis mailt erop los als nooit te voren. Niet alleen reclamemakers en marketeers maken er gretig gebruik van, maar ook steeds meer kenniswerkers op kantoor. Ondertussen wordt er door het gebruik van elektronische post veel energie en tijd verspild.  

 

Digitalis

 

Vooral leidinggevenden gaan steeds meer gebukt onder het toenemende email verkeer. Die krijgen gemiddeld zo'n 30.000 mails per jaar te verstouwen. Dat betekent in de praktijk dat je ruim 80 mails per dag moet lezen. Ga daar maar aan staan. Een schier onmogelijke taak, naast alle andere werkzaamheden die je als manager moet verrichten.

 

Bij zijn aantreden als hoogste baas van een groot onderhoudsbedrijf, neemt deze een hoogst opmerkelijk besluit. Hij laat op zijn eerste werkdag onmiddellijk de computer uit zijn kantoor verwijderen. Voortaan verloopt het email verkeer via zijn secretaresse. Hooguit een kwartier per dag besteedt de directeur nog aan de mail, die zorgvuldig is geselecteerd door zijn assistente. Binnen twee maanden is de hoeveelheid mail met 75% afgenomen, en krijgt de productiviteit een flinke impuls.

 

Bij een Nederlands adviesbureau loopt het op dit gebied al jarenlang de spuigaten uit. Het mailverkeer gaat een eigen leven leiden. Het gevolg is dat de directeur haast niet meer achter zijn scherm vandaan komt. Het grootste deel van de tijd is hij bezig om vragen van het personeel te beantwoorden. Op een dag neemt hij een resoluut besluit. De interne mail wordt onmiddellijk afgeschaft. In plaats daarvan communiceren werknemers voortaan via de telefoon met elkaar, of lopen ze gewoon naar elkaar toe. Zaken die iedereen aangaan worden op de agenda van de teamvergadering gezet.

 

Deze relatief kleine ingrepen leveren meteen het nodige rendement op. Want de kosten van mail zijn gigantisch. Al die elektronische post kost de baas al gauw zo´n 6.000 tot 13.000 euro per werknemer per jaar, omdat we regelmatig van ons werk worden afgehouden. Wie zijn mail 'de deur uit doet' houdt dan ook veel meer over onder aan de streep!